Kunnanhallitus
Pöytäkirja 31.01.2023/Pykälä 49

Kh 31.01.2023 § 49  

66/01.01.00.01/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Kaisa Häkkinen-Paananen

 puh. 044 4491 202

 kaisa.hakkinen-paananen@ruokolahti.fi

 Hallintopalvelut hakee lupaa keskusarkistonhoitajan viran täyttämiseksi sekä virkanimikkeen muuttamiseksi asianhallintasihteeriksi.

 Ruokolahden kunnan keskusarkistonhoitaja on 27.1.2023 päivätyllä irtisanomisilmoituksella ilmoittanut irtisanoutuvansa 1.3.2023 alkaen.

 Keskusarkistonhoitaja on ollut osa-aikainen, 60 prosentin työajalla. Hän on vastannut kunnan kirjaamosta, keskusarkistosta, sopimushallinnasta, tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmista sekä toiminut Dynasty-asianhallintaohjelman pääkäyttäjänä.

 Jotta virasta saataisiin kokoaikainen, virkaan voitaisiin yhdistää hallinnon palvelusihteerin tehtäviä, kuten päätöksentekomenettelyyn liittyvien asiakirjojen valmistelua, päätösten tiedoksiantoa ja tiedottamista, esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoamista. Jos virkaan sisällytetään hallinnon palvelusihteerin tehtäviä, virkanimikkeen voisi vaihtaa asianhallintasihteeriksi. Tällöin virkanimike vastaisi paremmin viran tehtävänkuvaa.

 Virkasuhteeseen ottamisen yleisistä perusteista säädetään perustuslaissa. Yleiset nimitysperusteet julkisiin virkoihin ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto. Lisäksi virkasuhteeseen otettavalla on kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 §:n mukaan oltava kunnan päättämä erityinen kelpoisuus. Ruokolahden kunnan hallintosäännön 40 §:n mukaan palvelusihteerin valitsee kunnanhallitus. Edelleen hallintosäännön 38 ja 39 §:ien mukaan viran haettavaksi julistamisesta sekä viran kelpoisuusvaatimuksista päättää virkasuhteeseen ottava viranomainen.

Kelpoisuutena tehtävään edellytetään soveltuvaa koulutusta, kuten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoa, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen muuta tutkintoa tai opintoja taikka työkokemuksen kautta osoitettu osaamista asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta. Eduksi katsotaan kokemus Dynasty-asianhallintaohjelmasta sekä kunnan asiakirja-aineistoihin ja rekistereihin liittyvä osaaminen ja aiempi työkokemus.

Viran hoitaminen vaatii aloitteellista ja itsenäistä työotetta, tarkkuutta ja järjestelmällisyyttä, kykyä kohdata ihmisiä asiakaspalveluhenkisesti, taitoa toimia paineen alla sekä joustavaa asennetta, muutos- ja sopeutumiskykyä. Edellytämme valittavalta hyviä, tehtävän mukaisia tietoteknisiä taitoja sekä erinomaista suullista ja kirjallista suomen kielen taitoa. Eduksi katsomme hyvän suullisen ja kirjallisen englannin kielen taidon.

Palkkaus ja palvelussuhteen ehdot määräytyvät KVTES:n mukaan. Viran tehtäväkohtainen palkka on 2 450,00 euroa. Viran täytössä noudatetaan 6 kk koeaikaa ja valittavalta henkilöltä edellytetään hyväksyttävää todistusta terveydentilasta.

Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 §:n mukaan viran hakuaika on vähintään 14 kalenteripäivää siitä, kun ilmoitus on julkaistu kuntalain 108 §:ssä säädetyllä tavalla. Virkasuhteeseen ottaminen edellyttää julkista hakumenettelyä.

 Hakuaika on 1.-17.2.2023. Haastattelut järjestetään viikolla 8.

 Esityslistan oheismateriaalina jaetaan viranhakuilmoitus.

Esittelijä Kunnanjohtaja Jukka Bergman  

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee keskusarkitonhoitajan irtisanoutumisen tiedoksi.  

Kunnanhallitus päättää muuttaa virkanimikkeen asianhallintasihteeriksi ja julistaa viran haettavaksi siten, että hakuaika päättyy 17.2.2023 klo 12.00.

Haastattelut pidetään viikolla 8. Haastatteluryhmän muodostavat kunnan-johtaja ja hallintojohtaja. 

Hakuilmoitus julkaistaan kunnan ilmoitustaululla, kunnan internet- ja Facebook-sivuilla, Ruokolahtelainen-lehdessä, Kuntarekryssa ja TE-palveluiden sivustolla. 

Virkaan valittavalta edellytetään soveltuvaa tutkintoa sekä tehtävään soveltuvaa työkokemusta. Viran täytössä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Palkkaus määräytyy KVTES:n mukaisesti. Virkaan valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen viran vastaanottamista. Viranhoito alkaa kunnanhallituksen päätöksen jälkeen 1.3.2023 tai sopimuksen mukaan.

Päätös Hyväksyttiin.