Kunnanhallitus
Pöytäkirja 18.04.2023/Pykälä 107

Kh 18.04.2023 § 107  

112/01.04.02.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Kaisa Häkkinen-Paananen

 puh. 044 4491 202,

 aisa.hakkinen-paananen@ruokolahti.fi

 Ruokolahden kunnan työterveyspalvelut tuottaa Terveystalo. Etelä-Karjalan Työkunto Oy fuusioitui 1.2.2020 alkaen osaksi Terveystaloa. Terveystalon kanssa tehtiin työterveyshuoltosopimus, jossa sovittiin, että Ruokolahden kunnan ja Etelä-Karjalan Työkunto Oy:n solmimaa työterveyshuolloin sopimusta jatketaan entisin ehdoin, mutta palvelun tuottajaksi vaihtuu Terveystalo. Terveystalon kanssa solmittu sopimus voidaan irtisanoa päättymään kuuden (6) kuukauden kuluttua siitä, kun toinen sopijapuoli saa irtisanomisesta tiedon.

 Ruokolahden kunta ei ole siis kilpailuttanut työterveyspalveluitaan. Työterveyspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (1397/2016) ja lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (499/2021) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE2017).

 Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien työterveyspalvelujen hankinta. Ruokolahden kunnan työterveyspalveluiden hankinta ylittää kansallisen (60 000 euroa) kynnysarvon. Vuonna 2022 Ruokolahden kunnan työterveyspalveluiden kustannukset olivat noin 106 000 euroa.

 Ruokolahden kunta voi liittyä Hanselin dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026. DPS:ssä on useita toimittajia ja asiakas hyötyy myös muista yhteishankinnan eduista, kuten kilpailukykyisistä hinnoista, hyvistä sopimusehdoista, luotettavista sopimustoimittajista ja toimitusvarmuudesta.

 Yhteishankinnan edut ovat seuraavat

-        Työterveyden keskeisille veloituksille on asetettu enimmäishinnat eivätkä sopimustoimittajat voi ylittää näitä enimmäishintoja.

-        Hansel huolehtii asiakkaiden puolesta hinnankorotusten käsittelyn, alihankkijamuutokset ja valvoo osaltaan sopimuksia.

-        Sopimuksen ehdot on rakennettu tukemaan asiakkaan työterveyden vaatimuksia mahdollisimman hyvin.

-        Valmiin mallipohjan avulla asiakas pystyy seuraamaan oman asiakaskohtaisen sopimuksen tuloksellisuutta sopimuskaudella.

-        Hanselin tukitiimi avustaa asiakasta asiakkaan omassa minikisassa, ja Hanselilta löytyy valmiit mallipohjat, jotka täydentämällä asiakas tekee minikisan.

 Asiakkaalla on mahdollisuus huomioida paikallisuus sekä paikalliset erityistarpeet, sillä toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla valmiita mallipohjia käyttäen. Tästä sopimuksesta asiakas saa tarpeitaan vastaavat palvelut haluamassaan laajuudessa. Sopimusehdot ja enimmäishinnat suojaavat asiakkaan asemaa, ja se pääsee hyötymään suuren hankintavolyymin mukanaan tuomista eduista. Toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla sähköisesti Cloudian järjestelmässä valmiiden materiaalien avulla.

 Tätä yhteishankintaa voivat käyttää kaikki ne Hanselin asiakkaat, jotka eivät käytä jo olemassa olevaa Työterveyshuollon palvelut 2018-2024 DPS yhteishankintaa.

 Sopimuskausi on 2020-2026 eli dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta.

 Hanselin mallipohjiin sisältyy erilaisia työkaluja kuten työterveyden tilannekuva -mallipohja yhteistyön tavoitteelliseen johtamiseen.

 Hansel suosittaa liittymistä yhteishankintaan, vaikka dynaamisiin hankintajärjestelmiin (DPS) ei ole välttämätöntä. Liittymällä DPS:ään saa tietoa esimerkiksi sopimusta koskevista muutoksista ja muista ajankohtaisista asioista.

 Minikilpailutuksessa voi valita yhden tai useamman sopimustoimittajan työterveyspalveluiden toimittajaksi tarpeiden mukaan. Vaatimukset täyttäviä toimittajia hyväksytään mukaan DPS:ään koko sen keston ajan. Ajantasainen lista toimittajista Hanselin kilpailutusjärjestelmästä. Toimittajalla on oikeus käyttää Hanselin hyväksymiä alihankkijoita.

 Yhteishankinnoissa moni asia on jo sovittu valmiiksi. Hansel on varmistanut muun muassa sopimustoimittajien luotettavuuden ja toimituskyvyn. Laaditut ehdot mahdollistavat yhteishankinnan sujuvan käytön sopimuskaudella ja toimivat vankkana tukijalkana asiakkaan omalle hankintasopimukselle.

 DPS:ssä on enimmäishinnat, joita ei voida ylittää DPS:n sisäisiin kilpailutuksiin annettavissa tarjouksissa. Toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia hankintasopimuksiin ensimmäisen kerran lokakuussa 2022. Mikäli Hansel hyväksyy korotuksia, tulevat ne voimaan 1.1.2023. Tämän jälkeen toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia vuosittain.

 Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa asiakkaalta yleiskustannusten kattamiseksi maksuja (pois lukien yleismaksu), kuten esimerkiksi erillisiä toimistomaksuja, laskutuslisiä tai muita päällekkäisiä maksuja tai kustannuksia, eikä sähköisten palveluiden maksuja, kuten Kanta-maksuja ja eReseptimaksuja.

 Hinnat eivät sisällä Hanselin palvelumaksua, joka on 1 % arvonlisäverottomasta kokonaislaskutuksesta. Toimittaja veloittaa tämän asiakkaalta erillisellä laskulla. Hansel veloittaa tämän jälkeen palvelumaksun osuuden toimittajalta. Tällä poikkeavalla järjestelyllä varmistetaan asiakkaiden KELA-raportoinnin sujuvuus.

 Hanselin kautta Työterveyspalvelujen 2020-2026. DPS:ään voi liittyä 2020-2026 eli se on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta.

 Tarjousvertailu valintaperusteeksi kannattaa ottaa kilpailutus suoraan hinnanperusteella, koska laatuperusteet sisältyvät Hanselin DPS:n määritykseen. Esimerkiksi saavutettavuus on määritelty hankinnan kohde- ja vähimmäisvaatimukset sekä työpisteet ja toimipaikat kohdassa siten, että toimipisteen (josta palveluita tuotetaan) hyväksyttävä enimmäisetäisyys työpaikasta on 60 kilometriä.

 Minikilpailutus voidaan tehdä kahdella vaihtoehtoisella tavalla, jotka ovat seuraavat

-        Toteuttamalla minikilpailutus itse. Hanselista saa valmiit mallipohjat ja maksuttoman kommentointipalvelun. Hanselin tukeen voi lähettää valmisteltavia materiaaleja kommentoitavaksi, samoin voi toimia muissakin vaiheissa kilpailutusta esimerkiksi hankintapäätöstä valmistellessa.

-        Tilaamalla erillisveloitteisen MinikisaPlus-palvelu, jossa Hanselin hankinta-asiantuntija toimii kilpailutuksen projektipäällikkönä ja hänellä on työparina juristi. Kunnan päävastuu asiakkaana on hankinnan kohteen kuvaus, eli määritellä millaisen palvelukokonaisuuden haluamme. DPS-materiaaleista saa apua määrittelytyöhön ja Hanselin työpari antaa sparraustukea asiassa. MinikisaPlus-palvelun veloitus on 800 euroa alv 0 % per htp. Yleensä vastaavissa kilpailutushankkeissa menee 3-6 htp, palvelu veloitetaan toteutuneen työmäärän mukaan.

 Ruokolahden nykyinen sopimus Terveystalon kanssa on irtisanottavissa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

Esittelijä Kunnanjohtaja Jukka Bergman  

Päätösehdotus Ruokolahden kunta päättää
1) irtisanoa nykyisen sopimuksen Terveystalon kanssa päättymään 31.12.2023.
2) kilpailuttaa työterveyspalvelut ajalle 1.1.2024-31.12.2028.
3) hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi halvimman hinnan.
4) tehdä kilpailutuksen minikilpailutuksena liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026.
5) toteuttaa kilpailutuksen syksyllä (tarjoukset 31.10.2023 klo 15 mennessä).

Päätös Ruokolahden kunta päätti
1) kilpailuttaa työterveyspalvelut ajalle 1.1.2024-31.12.2028
2) hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi halvimman hinnan
3) tehdä kilpailutuksen minikilpailutuksena liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026
4) toteuttaa kilpailutuksen keväällä 2023.