Kunnanhallitus
Pöytäkirja 12.02.2024/Pykälä 44

Kh 15.01.2024 § 15 

Valmistelija Hallintojohtaja Kaisa Häkkinen-Paananen

 puh. 044 4491 202

 kaisa.hakkinen-paananen@ruokolahti.fi

 Ruokolahden kunnan taloushallinnon palvelut on tuotettu omana työnä, kahden hengen tiimillä (talouspäällikkö ja laskentasihteeri). Laskentasihteeri on 11.1.2024 jättänyt irtisanomisilmoituksen. Hänen on irtisanoutunut tehtävästään 1.9.2024 alkaen. Näin ollen tulee ajankohtaiseksi tarkastella taloushallinnon prosesseja ja niiden järjestämistä jatkossa. Kunnan itsehallintoon kuuluu, että kunta voi ratkaista, millä tavoin sen hoidettavina olevat tehtävät suoritetaan ja palvelut tuotetaan. Kunnan taloushallinnon palvelut voidaan järjestää omana työnä, ulkoistettuna palveluna tai omistajillensa palveluita tuottavan yhtiön toimesta (ns. in-house -malli).

 Oman työnä järjestettäessä kunnan kannettavana on palveluiden tuottamiseen liittyvät riskit, kuten henkilöriski. Taloushallinnon järjestäminen nykyisellä henkilöstömäärällä onkin hyvin haavoittuvaista. Vuosilomista ja muista poissaoloista johtuen kirjanpidossa ja taloushallinnon palveluissa voi olla viivettä. Taloushallinnon ohjelmat kehittyvät ja ulkopäin tulevat vaatimukset edellyttävät jatkuvaa kouluttautumista ja ajantasaisen tiedon hankintaa. Mikäli kunta tuottaa taloushallinnon palvelut itse, se myös vastaa henkilöstön osaamisen ajantasaisuudesta ja kirjanpidon oikeellisuudesta.

 Jos taloushallinnon palvelut tuotetaan ulkoistettuna palveluna tai ns. in-house-mallilla sekä henkilöstöriskin että osaamiseen liittyvän riskin kantaa palveluntuottaja. Meidän IT ja talous Oy, Meita, on kuntien omistama taloushallinnon palveluita tuottava yhtiö. Ruokolahden kunta on Meitan omistaja. Koska Meita Oy on Ruokolahden kunnan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki, 2016/1397) 15 §:n mukainen sidosyksikkö, yhtiöltä tehtyyn hankintaan ei sovelleta hankintalakia. Meitalta palvelut voitaisiin hankkia ns. in-house -mallilla ilman kilpailutusta.

 Jos kunta harkitsee taloushallinnon palvelujen uudelleen järjestelyjä, tulee kunnan työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella annetun lain (yhteistoimintalaki, 2007/449) 4 § mukaisesti käynnistettävä yhteistoimintamenettely.

Esittelijä Kunnanjohtaja Bergman Jukka-Pekka

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää käynnistää
1. selvitystyön taloushallinnon palvelujen hankkimisesta Meita Oy:ltä.
2. taloushallinnon henkilöstöä koskevat yhteistoimintaneuvottelut mahdollisen toimintojen uudelleen järjestelyn vuoksi.

Päätös Hyväksyttiin.

Kh 12.02.2024 § 44  

39/00.01.01.03/2024  

Valmistelija Hallintojohtaja Kaisa Häkkinen-Paananen

 Meita Oy:n kanssa on käyty neuvotteluja taloushallinnon palvelujen hankkimisesta Meitalta. Meita on ilmaissut valmiutensa tuottaa palveluita Ruokolahden kunnalle. Meitan vastuujakotaulukko, tarjous sekä hintavertailu omana työnä tuottamisen ja Meitan välillä ovat oheismateriaalina. Hintavertailun perusteella taloushallinnon palvelujen hankkiminen Meitalta on kustannustehokas vaihtoehto.

 Taloushallinnon henkilöstön kanssa on käyty yhteistoiminalain mukaisia yhteistoimintaneuvotteluja. Neuvottelujen pöytäkirjat ovat oheismateriaalina. Myös Kaakkois-Suomen te-toimistolle on annettu ennakkoilmoitus käytävistä yhteistoimintaneuvotteluista.

 Hallintojohtaja ja kunnanjohtaja käyvät 8.2.2024 tutustumassa Savitaipaleen kuntaan ja heidän kokemuksiinsa liittyen taloushallinnon palvelujen hankkimisesta Meitasta. Kokouksessa kerrotaan Savitaipaleen kokemuksista.

Esittelijä Kunnanjohtaja Bergman Jukka-Pekka

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hankkia taloushallinnon palvelut Meita Oy:ltä. Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan, tekemään ja käymään yksityiskohtaisemmat sopimusneuvottelut Meita Oy:n kanssa. Taloushallinnon palvelut siirtyvät Meita Oy:lle kevään 2024 aikana, viimeistään 1.5.2024 alkaen, myöhemmin tarkentuvan aikataulun mukaisesti.

Päätös Hyväksyttiin.

Kunnanhallitus päätti, että sopimus edellyttää Meitalta yksityiskohtaista siirtymävaiheen projektisuunnitelmaa resursseineen niin, että hankittujen palveluiden siirto 1.5.2024 mennessä voidaan toteuttaa sujuvasti ja ongelmitta.

Merkittiin, että kunnanhallituksen I varapuheenjohtaja Jenna Vertanen poistui kokouksesta asiakohdan käsittelyn aikana kello 17.46.