Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.09.2023/Pykälä 194

Kh 05.09.2023 § 194  

184/02.05.00.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Kaisa Häkkinen-Paananen

 puh. 044 4491 202

 kaisa.hakkinen-paananen@ruokolahti.fi

 Ruokolahden kunnan voimassa olevat hinnat asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista ja kopiohinnoista ovat vuodelta 2017 (Kh 14.8.2017 § 37). Hallintosäännön 66 §:n mukaisesti kunnanhallitus päättää maksujen perusteista ja euromääristä. Kunnanhallitus voi siirtää maksuista päättämiseen liittyvää toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle. Ruokolahden kunnan hallintosäännön 67 §:n mukaan pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainenmaksu.

 Nykyiset voimassa olevat hinnat ovat seuraavat:

 Pöytäkirjanote, asiakirjan kopio tai tuloste (noudetaan kunnantalolta)

 ensimmäinen sivu  2,50 euroa

 seuraavat sivut  0,50 euroa

 Karttaote (noudetaan kunnantalolta)  12,50 euroa

 Karttaote postitus- ja käsittely kuluineen 17,50 euroa

 Lähetysmaksut

 postimaksun lisäksi  3,20 euroa

 sähköpostilähetys  3,20 euroa

 Posti- ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjan antamisesta ei peritä maksua julkisuuslain 34 §:n perusteella.

 Maksuja ei peritä

-        pöytäkirjanotteesta, jos päätös on annettava asianosaiselle tiedoksi

-        oman kunnan viranomaisilta ja laitoksilta

-        oman kunnan luottamushenkilöltä asiakirjoista, joita hän pitää tarpeellisena tehtävässään

-        valtion viranomaiselle annettavista asiakirjoista.

 Jos erityislainsäädännössä on säädöksiä asiakirjan antamisesta perittävistä maksuista ja lähetysmaksuista, tätä sääntöä ei sovelleta.

 Tiedonhaut

 Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai

 muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan:

 Normaali tiedonhaku (työaika alle 2 tuntia) 20 euroa

 Vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 tuntia)  50 euroa

 Hyvin vaativa tiedonhaku (työaika yli 5  140 euroa

 tuntia)

 Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta 0,50 euroa.

 Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettu perusmaksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi.

 Kopiointihinnat ja karttatulostushinnat (asiakkaiden, yhdistysten, kylätoimikuntien ja henkilökunnan oman materiaalin kopiointi sekä kansalaisopiston opintomateriaalin kopiointi)

   A4  A3  A0

 mustavalkokopio  0,20 € 0,30 €

 värikopio   0,30 € 0,50 €

 karttatuloste   3,75 € 6,65 € 15,00 €

 Kaikkiin perittäviin maksuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

 Julkisuuslain 34 §:n mukaan tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta, kun asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti, asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi, julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse ja kun asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin.

 Kunnissa kopiosta ja tulosteista voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää. Maksuissa noudatetaan kustannusvastaavuuden periaatetta, mutta maksut voivat myös olla kustannuksia pienempiä. Maksut eivät saa vaarantaa julkisuusperiaatteen toteutumista. Hinnastossa ei ole määritelty maksua skannauksista. Kirjastossa skannauksia tehdään paljon ja ne vievät kirjastohenkilöstön työaikaa. Myös yleinen hintataso on noussut merkittävästi vuodesta 2017. Näin ollen on tarpeen tarkastella hintoja ja päivittää ne vastamaan tämänhetkistä hintatasoa.

 Asiakirjahallintajärjestelmien on oltava julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisia, jolloin viranomaisilta tulisi voida saada julkiset

tiedot vaivattomasti. Tiedon pyytäjää on avustettava yksilöimään asiakirjoja, joihin hän haluaa tutustua. Puutteet asiakirjahallintajärjestelmissä eivät saa aiheuttaa tietopyynnöissä asiakkaalle lisäkustannuksia.

 Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedon haun vaativuuden mukaan porrastettu kiinteä perusmaksu. Tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Perusmaksua tiedon esille hakemisesta ei voida periä silloin, kun on kysymys hallintolain 8 ja 34 §:ssä tarkoitetuista neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteista.

Esittelijä Kunnanjohtaja Bergman Jukka-Pekka

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että asiakirjojen antamisesta perittävät maksut muuttuvat 1.10.2023 alkaen seuraavasti:

a) Hinnastoon lisätään skannaus, jonka maksu on 0,40 € sivulta.
b) Värikopioiden maksut ovat A4 0,40 € sivulta ja A3 0,80 € sivulta ja karttatulosteiden A4 4,00 € sivulta ja A3 7,00 € sivulta.
c) Tiedonhaun maksut ovat normaalitiedon haku (työaika alle 2 tuntia) 30 €, vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 tuntia) 60 € ja hyvin vaativa tiedonhaku (työaika yli 5 tuntia) 140 €.
d) Hinnastosta poistetaan karttaotteen hinta lähetyskuluineen, karttaotteen lähetysmaksu ovat samat kuin muidenkin asiakirjakopioiden.
d) Muilta osin voimassa olevat hinnat pysyvät muuttumattomina.

Päätös Hyväksyttiin.